Новости IT и строительства

Прo кoммуникaции с oргaнизaтoрaми мeрoприятий и прeдстaвитeлями СМИ

Дaтa публикaции: 04.04.2018  

Этoт мaтeриaл oриeнтирoвaн нa пиaрщикoв, мaркeтoлoгoв и тex, ктo выпoлняeт иx функции в вeб-студияx и digital-aгeнтствax: oт рукoвoдитeлeй кoмпaний дo млaдшиx пoмoщникoв дeржaтeлeй шлaнгoв. Рeчь пoйдeт o тoм, o чeм нe принятo гoвoрить вслуx, нo чтo нужнo oбязaтeльнo имeть в виду, зaнимaясь прoдвижeниeм свoeй кoмпaнии.
Бeз дoлгиx рoмaнтичeскиx прeлюдий срaзу пeрeйдeм к сoитию с рeaльнoстью. Нижe вы нaйдeтe пeрeчeнь сaмыx рaспрoстрaнeнныx ситуaций, гeнeрирующиx xoлoдoк в oтнoшeнияx пиaрщикoв с пoлeзными для прoдвижeния иx бизнeсa людьми.
Кaк oн пoявился нa свeт? Мы вспoмнили свoи истoрии, пoспрaшивaли кoллeг из прoфильныx издaний и oргaнизaтoрoв oтрaслeвыx мeрoприятий. Вoт тaк и пoлучился этoт бeсцeнный мaнуaл пoст-кулуaрнoгo фoрмaтa.

Нeoбxoдим сaйт, мoбильнoe прилoжeниe, услуги пo SEO или кoнтeкстнoй рeклaмe? Тeндeрнaя плoщaдкa WORKSPACE пoмoжeт выбрaть oптимaльнoгo испoлнитeля. Бaзa прoeктa нaсчитывaeт бoлee 10 500 aгeнтств. Сeрвис рaбoтaeт БЕСПЛАТНО как для заказчиков, так и для исполнителей.

Длинные/праздные светские беседы

Как проявляется
Пиарщик, подразумевая усиление эмоционального вовлечения собеседника в деятельность его компании, регулярно инициирует праздные беседы из серии «Как дела?», «Как отпуск?», «Расскажите, что там у вас за история с тем-то и тем-то была». Как правило, они предшествуют вполне конкретному вопросу/просьбе. В качестве предмета таковых могут выступать: промо-коды, бесплатные билеты, отзывы, рекомендации, инфо-поддержка и т.д. Чем плохо
Представители всевозможных оргкомитетов, редакций и ассоциаций — как правило, это люди, ежедневно получающие огромное количество внешних запросов (список контактных лиц на протяжении года может пополняться сотнями, тысячами новых). При этом помимо, собственно, самих коммуникаций, у них есть и другие задачи. Крайней точки напряжения эта нагрузка достигает примерно за 1–2 недели до грядущего мероприятия или события. В этот период «плотину прорывает» и … Словом, просто поверьте — лучше сразу обнажить суть обращения простым вопросом или просьбой по существу. Крайне маловероятно, что продолжительные вступления как-то изменят последующий ответ.
Совет
Не пишите чаще, чем это действительно необходимо. И постарайтесь свои вопросы/запросы направлять как можно раньше. Так вы минуете основной наплыв и сможете получить предельно развернутый и полезный ответ.
Отсутствие искренности в коммуникациях

Как проявляется
Пиарщик публично критикует мероприятие или событие, мол, зашквар, не пойду, а затем или параллельно в привате просит бесплатную проходку у организаторов.
Чем плохо
Просто некрасиво. Люди, которые организуют мероприятия или планируют публикации, рано или поздно узнают о таком проявлении двуличия. Даже если они сами не следят за автором подобных заявления в соцсетях, всегда может обнаружиться человек, который сообщит им об этом. Ну или просто так сложатся звезды… Причем, согласно нашим наблюдениям, самих двуликих янусов никто не спешит поставить в известность об этом открытии. То есть те и сами могут не понять, с чем именно может быть связано напряжение в последующих переговорах.
Совет
Просто будьте последовательными. Умерла, так умерла. Жениться, так жениться. Как относиться к тому или иному проекту — дело ваше, но в любом случае не стоит допускать, чтобы действия не соответствовали заявлениям. Иначе какими бы вы красивыми не были, в зеркале комьюнити отчетливо проявится отражение балабола и потенциального предателя.
Привычка решать все посредством телефонных звонков

Как проявляется
Пиарщик звонит по любому, даже не очень срочному вопросу. Среди самых распространенных: «Я отправил вам только что нечто, когда вы дадите оценку — возьмете в программу/публикацию/на рассмотрение?», «Обсуждаем сейчас наш бюджет, а какие рекламные форматы у вас есть?», «У меня в личном кабинете какой-то баг, нужно его поправить прямо сейчас».
Чем плохо
Как мы поясняли в первом пункте — организаторы конференций, сотрудники редакций и ассоциаций — весьма загруженные коммуникациями персонажи. Но при этом зачастую довольно продвинутые. Привет, XXI век на дворе. Даже Михаил Токовинин уже открытым текстом сказал, что без предварительных договоренностей делать звонки не модно и не практично. Не говоря уже о том, что в большинстве случаев собеседники в ходе телефонного разговора все равно приходят к варианту, что ключевые подробности, необходимые для принятия решения, находятся или будут находиться в письме.
Совет
Лучше звонить только в случаях: предварительной договоренности, когда у вас действительно очень срочный вопрос, когда вам долго не отвечают на письмо/сообщение в мессенджере. Бывают еще исключения. Но в большинстве случаев, все же можно уложиться в предыдущие три пункта.
Искусственное растягивание переписки

Как проявляется
Пиарщик не задает все свои вопросы в одном письме, а выдает их последовательно, в разных сообщениях. Иногда это выражается так, что он задает эти вопросы, как бы реагируя на полученный ответ. Но по сути, все эти вопросы можно было задать скопом. Исключение: вопросы, которые появляются сходя из возможных вариантов ответов.
Чем плохо
Плохо тем, что где-то по другую сторону монитора у человека без спроса откусили кусочек жизни, который отделяет его от физиологической смерти, ну и еще всяких разных рабочих дедлайнов.
Совет
Несколько это возможно, задавайте все вопросы сразу, прямо списком с буллетами. Но! Пожалуйста, не задавайте те, ответы на которые вам и так известны или очевидным образом представлены на сайте.
Неуместные финансовые предложения

Как проявляется
Наиболее распространенная ситуация: в обмен на победу в конкурсах предлагаются некие суммы. Обычно это происходит завуалированно, но порой и прямо «в лоб».
Чем плохо
Во-первых, вторым дном в подобных предложениях выступают обидные обвинения в чистоте конкурса. Да, всякие мероприятия бывают, но мазать всех одной черной краской не стоит. Во-вторых, получатель сообщений поневоле начинает задаваться вопросами:, а не таким ли именно способом были добыты и другие регалии? Вам это надо?
Совет
Лучше прямо спросить совета у организаторов: как мне повысить шансы на победу? Часто бывает достаточно использования самых простых и при этом легальных способов, например, таких как подготовка более «сочного» превью для работы или подача проекта в другую номинацию и т.д. А что делать?

В конце приведем несколько общих советов.

Перед звонком/письмом лучше сначала тщательно изучить сайты СМИ, тематических площадок и мероприятий. Как показывает практика, во многих случаях подробности, касающиеся предмета вопросов, уже указаны на сайте.

По возможности стоит сразу перечислять все вопросы в одном письме, а не выдавать по одному вопросу в каждом отдельном обращении.

Перед звонком лучше накидать небольшой план беседы. Так в процессе дискуссии вы не собьетесь и не забудете спросить/предложить что-то важное.

Если вам необходима от кого-то услуга, стоит сразу подумать, что вы можете предложить взамен. Мы не утверждаем, что все в мире делается «баш на баш», но не всегда у представителей оргкомитетов и СМИ есть возможность вам помочь без очевидной пользы для проекта/издания.

Старайтесь по возможности знакомиться лично/развиртуализироваться. Порой это реально помогает, главное, чтобы знакомство было приятным…

В этом месте мы поняли, что пора передавать микрофон коллегам. Ниже вы можете увидеть их советы. Надеемся, они помогут вам лучше понять внутреннюю кухню редакций и всевозможных оргкомитетов.

Комментарий: Роман Скрупник, редактор Cossa

У меня непрерывный поток задач. Так называемых «окон» не бывает, всегда есть срочные и важные дела. Чтобы пиарщику вклиниться в этот поток задач, важно писать понятно и однозначно.
Я отдаю приоритет тем письмам, в которых всё чётко. Чем меньше конкретики в письме, тем меньше шансов, что я отвечу.
Не юлите. Если приглашаете на мероприятие, так и пишите «В субботу проводим такое-то мероприятие. Будет то и это. Придёте?» Так получите конкретный ответ. А на письмо «Роман, какие у вас планы на субботу? Есть интересная идея» я не отвечу.
Не пишите по важным вопросам в соцсети. Переписка в соцсетях — вне редакционных процессов, поэтому такие обсуждения могут затеряться. По важным вопросам пишите письма, а всевозможные уточнения — в мессенджерах и соцсетях.
Не пишите «Опубликуйте нашу статью сегодня». Работа статейного редактора отличается от новостного: день в день — это с новостями. Еще у редактора план, подготовить к публикации другие статьи. Поэтому если хотите опубликоваться в конкретный день, присылайте материал как минимум за неделю до даты.
«Отправляли вам письмо четыре часа назад, удалось посмотреть?» Редактор получает письма непрерывно, это такая непрекращающаяся очередь. Чтобы было честно и удобно, редактор отвечает на письма по порядку. Если вы отправили статью на рассмотрение в девять утра, а переспросили о получении в час — значит откинули себя в конец очереди, придётся ждать, когда редактор дойдёт до вашего нового письма. А вот если вам не отвечают два—три дня, значит что-то случилось, тогда переспросите.
Не звоните. Звонки мешают. Во-первых, звонок нигде не фиксируется, поэтому задача может затеряться. Во-вторых, если пиарщик не может описать суть вопроса несколькими предложениями, то и обсуждать голосом нечего. Это будет бессмысленный разговор.
Фраза «Долго писать, давайте голосом» может значить, что:

пиарщик не сформулировал, чего конкретно хочет. Будет отнимать время.

пиарщик хочет предложить что-то, что не хочет зафиксировать письменно: откаты, деньги за публикацию слабого материала и другое подобное. Это мне не интересно.

предложение пиарщика настолько слабое, что он надеется переубедить редактора голосом. Это, понятное дело, тоже не интересно.

Общение голосом полезно для принятия стратегических решений и обсуждения концептуальных вопросов. На уровне «опубликуйте нашу статью» или «приходите на наше мероприятие» звонки не нужны.

Комментарий:

Отвечайте на входящие письма в рабочей почте.
Хотя бы после 3-го напоминания. Отвечать в духе «извините, письмо попало в спам» или «очень много писем, продублируйте еще раз» и еще раз, и еще раз, характеризует вас как не профессионала. Хлеб PR-специалиста — это грамотные коммуникации по всем каналам и многозадачность, если вы теряетесь в потоке входящих писем может быть не поздно еще поменять профессию? Тем более шаблоны писем о занятости еще никто не отменял. Так всегда можно вернуться к подробному ответу позже.
Каждый должен заниматься своим делом.
Если вы обращаетесь за информационным партнерством будьте готовы, что вам могут отказать в подробной статистике или к тому, что не будут присылать ссылку на каждый опубликованный материал. Всегда можно поинтересоваться сроками размещения и мониторить ресурс самостоятельно. Информационное сотрудничество в наше время дело сугубо добровольное и обязательно взаимовыгодное, так что лучше облегчать этот процесс, чтобы хотелось возвращаться к нему снова и снова. Очевидно, список постоянных и лояльных партнеров ценен.

Комментарий: Наталья Соколова, коммерческий директор группы проектов Ruward

Самый ценный ресурс — время. Именно его так не хватает нам и нашим близким, поэтому я люблю каждого, кто помогает мне его сэкономить, и злюсь на каждого, кто у меня его отнимает.
Для экономии моего времени мой шеф, Андрей Терехов, написал памятку по использованию Руварда. Очень удобно — в ответ на десяток ежедневных писем с вопросом «как попасть в ваши рейтинги» вместо большого пространного письма с подробностями и переписыванием текста методики с нашего же сайта, (да, он там есть, как ни странно) отправить всего одну ссылку.
Угадайте, сколько я получаю ответов конкретно на эти письма? В среднем 8. Из них 4 «спасибо» и ещё 4: «ссылку получил, а как попасть в рейтинги?».
Я начинаю любить тех двоих, кто ничего не написал. Они сэкономили моё время.
Пожалуйста, прежде чем спросить — прочитайте.
А ещё вы можете сэкономить ваше время. Как ни странно — бездействием. Многим кажется, что человек на том конце провода посажен только для того, чтобы моментально ответить на ваше письмо. Поэтому через час спрашивают: «Вы получили моё письмо?». Но у меня есть ещё встречи, командировки, просто какие-то дела не за компьютером. Если же встреча у меня не одна, и я не ответила на вчерашнее письмо, то сверху прилетает: «Там вообще кто-нибудь есть?».
Может для многих будет сюрпризом, но письма складываются в цепочку. И каждое новое письмо перетягивает цепочку наверх списка. А я отвечаю на письма в порядке поступления, поэтому на вашу цепочку отвечу значительно позже, чем на самое первое письмо в единственном экземпляре.
Пожалуйста, не пишите десяток писем, их у нас хватает. И нам время сэкономите, и ответ получите быстрее.
Ещё из любимого — прислать ссылку на чужой рейтинг с претензией: «А почему мы тут на такой низкой позиции». Какой правильный ответ? Я не знаю. Спросите у представителей того рейтинга.
Пожалуйста, разберитесь в теме. Рейтингов много, они разные, и их делают разные компании и люди.
И, несомненно, я абсолютно согласна с тем, что многие пиарщики ведут себя некрасиво. Вывалить претензии в публичное пространство много ума не надо, а уважение возникает к тем людям, кто присылает свои комментарии и замечания в личку, а не перетирает их на потеху всему фейсбуку. Мы, конечно, не злопамятные, но поговорку про «не плюй в колодец» знаем хорошо.
В любой ситуации оставайтесь людьми. Земля круглая.
Про телефонные звонки могу сказать только одно — в стандартных автоответах у меня забит следующий: «Я не люблю говорить по телефону». В наше время звонок без предварительной договорённости считается моветоном.
Если очень нужно позвонить, предварительно договоритесь об удобном времени звонка.
Может показаться, что всё как-то беспросветно… Но нет. Мы говорим, скорее, об исключениях, которые мешают привести мир диджитала к полной гармонии. Это такая боль, которая не даёт видеть радужную картинку постоянно. На самом деле большинство пиарщиков — умные, ответственные, очень интересные люди, с которыми приятно иметь дело. Ну, по крайней мере те, кого я знаю лично.
Всем peace and friendship и берегите своё и чужое время.
А если вы хотите, чтобы ваш пиарщик тоже был прекрасным, отправьте его на какие-нибудь онлайн-курсы по PR, коих сейчас множество. Вот эти, например.

Комментарий: Вера Бородкина, координатор программы РИФ

Могу лишь прокомментировать как сборщик программы. Часто бывает ситуация, когда не только проходку просят, но и присылают темы/тезисы выступления на мероприятие. И вот тут вместо «прорывной темы, задающей темп рынку» тезисы оказываются прямиком из 2007 года и настолько ни к бизнесу, ни к образованию не имеют отношения, что плакать хочется. Эти же представители индустрии еще любят возмущаться на аргументы, теряться по срокам и просто исчезать.
Звонить по каждому вопросу — это отдельная песня. У меня есть пул пиарщиков, которые любят именно звонить, несмотря на то, что вопрос несрочный и можно обсудить письменно. Они стараются не просто звонить, а именно ПОГОВОРИТЬ. Поговорить, проконсультироваться, поспрашивать: «А почему?», «А как лучше?», «А что нам рассказать?».
Если компания интересна программе, может на свою тему привести еще аудиторию, я, конечно, стараюсь обсудить по телефону или даже на встрече вопросы. Но таких единицы. Чаще всего это сплошная демагогия, ни к чему не приводящая и не дающая ни денег, ни аудитории, ни контента. Поэтому на звонки отвечать стала реже и убрала из подписи в почте телефон.
Есть простое правило: не можешь сформулировать письменно — не можешь и устно. Про затягивание переписки есть не только проблема с количеством вопросов (а большую часть ответов можно просто погуглить или найти на прошлых конференциях), но и с ведением. Часть людей будто специально любит под КАЖДЫЙ свой запрос/вопрос писать отдельное письмо. Некоторые при этом не соблюдают тематику письма и переключаются на обсуждение других вопросов, попутно переплетая переписки из одной ветки в другую.
Что делать? Приходится возвращать всех в одну линию. Но это все решается в почте (хвала ей) и маркерами. Хуже, когда пиарщик/маркетолог/спикер пишет тебе везде: фейсбук, вконтакте, телеграм, whatsapp, viber, смс и почта. Я не шучу, у меня такой был. Он еще и звонил, чтобы удостовериться в том, что его сообщения были прочитаны. Как с этим быть? Оставить один канал коммуникации и не читать другие. Поэтому в фейсбуке я реагирую реже, неохотно и прошу всех писать в почту. В почте не теряются задачи, можно найти договоренности. К тому же это просто удобно.
Про конкурсы: я имею отношение к «Золотому сайту» и «Золотому приложению». Вся история с полунамеками, подмигиваниями или прямыми предложениями возникает исключительно ближе к голосованию. Искренне недоумевают, что «так не делается». В народе до сих пор ходит молва, что бабка дедки троюродного брата сына маминой подруги точно платила лично Терехову энную сумму и они взяли первое место. «Зуб прораба даю, так и было». На самом деле не было, никто не знает, никто не видел, а у организаторов до сих пор нет квартир в центре Москвы. Хотя и в Подмосковье тоже нет.
«А сколько стоит секция?», «Сколько стоит выступить?» — это самые популярные вопросы. У мероприятий РАЭК есть правило: за доклады и секции денег не берем. Мы рассматриваем каждый доклад, каждую секцию и в мои обязанности входит докапываться до каждого докладчика секции по поводу рекламы в докладе. Не скрою, это раздражает людей, но качество контента стало расти. Вопросы, однако, все-таки появляются регулярно. Надеюсь, со временем люди поймут, что можно сделать платные рекламные доклады, но это будет единоразовая практика. Второй раз такая конференция не состоится.

Автор: Катерина Логвинова, CMS Magazine & «Рейтинг Рунета» (Директор по коммуникациям)

Please enable JavaScript to view the comments powered by Disqus.